זמן קריאה 8 דקות

מי שמתבייש – מתייבש: איך לבוא במוכנות לפרוייקט חדש

כשהייתי בת 8 הייתי ילדה די ציפלונית, כזאת שקצת פוחדת מהצל של עצמה עם רבע בטחון עצמי.

יום אחד בביקור בבית של חברה, בזמן שאנחנו מנהלות משא ומתן קשוח על אוסף המדבקות שלנו ומי תחליף מה, הייתי ממש צמאה.

כשאמה של החברה נכנסה והביאה חטיפים, שאלתי את חברה שלי (בשקט בשקט, שאמא שלה לא תחשוב שאני חצופה) אם אפשר קצת מים.

״ברור! רק תבקשי! מי שמתבייש – מתייבש!״.

קיבלתי מים לצד הבמבה, ועל הדרך זכיתי גם בכמה מדבקות טרולים. Great success!

אז מה הקשר בין מדבקות טרולים, כוס מים ועיצוב? הכל!

הרבה פעמים כשמקבלים משימת עיצוב או פרויקט חדש מלקוח/ קולגה, הדחף הראשוני הוא להתחיל לעצב.

אבל שניה לפני ששולפים את הסקץ׳ חשוב שנברר כמה דברים לגבי מה שבעצם אנחנו מעצבים ויותר מזה – למה?

בפוסט הזה אשתף אתכם בכמה דברים שלמדתי לאורך השנים שעזרו לי לייעל את זמני העבודה ולהפחית כמעט לכלום את כמות ה״פינג-פונגים״ מול לקוחות.

מה? למה? כמה?

כדי ליצור משהו שיענה על הצורך של הלקוחות שלכם, חשוב שתבינו מה בעצם נדרש מכם. יותר מזה. חשוב שתבינו כמה שיותר על המוצר שאתם הולכים לעצב. ״מי שמתבייש – מתייבש״ הוא עיקרון שעזר לי לא לפחד לשאול כמה שיותר שאלות.

הרעיון הוא לא לשאול שאלות פשוט כדי לשאול שאלות, אלא כדי לוודא שאני מבינה לא רק על מה אני עובדת, אלא לאיזה עוד דברים בחברה הוא קשור, על מה הוא עוד משפיע, מה המטרה שלו ומה בעצם הלקוח רוצה להשיג.

ככל ששאלתי יותר שאלות והתעקשתי להבין לעומק את הפרויקט עליו אני עובדת קרו שני דברים: א. הסקיצה הראשונה שהעברתי ללקוח כבר סיפקה 90% מהסחורה. מכאן זה היה בעיקר תיקונים קוסמטיים ופחות דברים מהותיים. ב. קל יותר להגן על החלטות שקיבלתי. כשהשיקולים הם לא רק עיצוביים, אלא קשורים גם למטרות העסקיות, הרבה יותר קל להסביר למה כפתור נמצא איפה שהוא נמצא.

נעים להכיר: בריף

הדבר הראשון שצריך להיות לכם ביד לפני שאתם בכלל מתחילים לחשוב על לשבת לעצב – זה בריף. כל חברה מתנהלת קצת אחרת. יש חברות מוצר בהייטק שלא זזות מטר מבלי לכתוב מסמכי הגדרות סופר מפורטים, ויש לקוחות בשטח שתגידו להם בריף והם יחשבו שאתם מדברים על חטיף שוקולד.

למה זה חשוב?

יש לא מעט סיבות למה כדאי שיהיה לנו בריף ביד, הנה רק שלוש מתוכן:

1. בריף עוזר לנו וללקוח לראות את הדברים באותה צורה. כשמדברים בעל פה, או בצורה כללית מדי, לכל אחד יש נטייה לדמיין משהו אחר לגמרי בראש. ללא בריף מסודר, כמות הסקיצות שתשלחו ללקוח תגדל פי כמה.

2. בריף עוזר להגדיר את המשימה ולוודא לאורכה שאנחנו בכיוון הנכון. לאורך עבודה על פרויקט עיצוב, בין אם הוא קטן או גדול, יש נטייה לנטות ימינה ושמאלה מההגדרה הראשונית. כשזה מתחיל לקרות, בריף עוזר לנו להישאר מפוקסים על המטרה של מה שאנחנו עובדים עליו.

3. בבריף מגדירים את עיקרי התוצר הסופי. חשוב להגדיר את המשימה בפירוט עד כמה שניתן כדי שהיא לא ״תתנפח״ בדרך, זה כלל אצבע חשוב בעיקר לפרילנסרים, אבל לא רק. זה קורה, זה לא נעים והכי חשוב – זה עולה לכם זמן וכסף.

מה כדאי לעשות כשאין בריף?

יש לכם שתי אפשרויות:

1. לבקש. בדרך כלל בחברה יהיה קצת יותר קל להניע תהליך של עבודה עם בריפים. לא משנה מי בעל התפקיד שמבקש מכם עבודת עיצוב – תבקשו לקבל מסמך מסודר שמפרט את המשימה.

שווה לציין שמסמך מסודר כזה יסייע לא רק לכם כמעצבים לספק את הסחורה המבוקשת יותר בקלות ומהר, אלא גם לאדם שכותב את המשימה – להגדיר לעצמו מה בעצם הוא או היא מצפים לקבל.

2. לכתוב. זה נכון בעיקר אם אתם פרילנסרים שעובדים מול לקוח, אבל גם בתור מעצבים בחברה. אם לא קיבלתם בריף ואין נכונות או מישהו שיכתוב לכם הגדרות – תגדירו אותם בעצמכם (לפי מיטב הבנתכם) ותוודאו עם בעלי התפקידים הרלוונטיים שאכן זו המשימה.

זו נקודה שחשוב להדגיש, אם תכתבו בריף ולא תיישרו קו ותתאמו ציפיות עם האנשים שמבקשים מכם את המשימה – לא בטוח שאתם מעצבים את הדבר הנכון. בנוסף, ברוב המקרים בהם תשבו ותשקיעו מעט זמן בהגדרת מסמך כזה, זה יוסיף לכם לא מעט נקודות אצל המנהלים/לקוחות שלכם.

נקודות חשובות שכדאי לדעת על בריפים

כל בריף הוא שונה, כי לכל חברה יש צרכים וצורת התנהלות שונה וכל פרוייקט הוא חיה אחרת. יש בריף של משרד פרסום והוא נראה אחרת לגמרי מבריף של פיצ׳ר בחברת מוצר. עם זאת, יש כמה נקודות חשובות שכדאי שנוודא שיש לנו אותן כדי לצאת לדרך.

מי כתב את הבריף?

חשוב שנדע אל מי לפנות עם שאלות, בעיקר אם מדובר ביותר מאדם אחד. נדבר על זה בהרחבה בהמשך.

מהו קהל היעד?

אחת השאלות הכי חשובות והכי מפוספסות בדרך כלל. מי הולך להשתמש במה שאנחנו מעצבים? למי המוצר מכוון?

כמות הפעמים שקיבלתי כתשובה ״כולם״ כקהל יעד היא באמת מפתיעה לרעה. גיל, מין, מיקום, תחביבים והעדפות. כל פרמטר שתוכלו להוסיף לסעיף הזה – ישפר את הבנתכם את המוצר ואת הקהל שאמור להשתמש בו. לא בכל פרוייקט ניתן ליצור פרסונות אבל תמיד כדאי להכיר את המתודולוגיות השונות ולבחון איזה מהן תוכלו ליישם כדי לנסות לפענח את קהל היעד עד כמה שרק אפשר.

מהי המטרה/מטרות של המוצר/פיצ׳ר?

זה סעיף סופר חשוב ששווה להתעכב עליו קצת, כי בלעדיו – אין הרבה ערך לעיצוב שעובדים עליו. הגדרת מטרות מראש מטעם העסק עוזרת לנו המעצבים לוודא שאנחנו כל הזמן נשארים על הנתיב הנכון.

חשוב שהמטרות יהיו מוגדרות בצורת ספציפית ולא בצורה כללית מדי.

לדוגמה: מטרה לא ממוקדת (רע) – להביא יותר משתמשים לאתר. מטרה ממוקדת (טוב) – להעלות תוך חודש ב-20% את כמות המשתמשים שנכנסים לאתר.

יעד מדויק יעזור לכל מי שמעורב במשימה לא רק להישאר מכווני מטרה ולא לסטות ממנה, אלא גם להבין סדרי עדיפויות בפרויקט.

יותר מפעם אחת נתקלתי ברצון להוסיף יכולות למוצר שהיו מגניבות וחדשניות, אבל לא תרמו למטרה שהוגדרה מראש. יש לזה שם. קוראים לזה Feature creep. זה לא רע בהכרח, אבל כשיש לוחות זמנים צפופים, דדליין שצריך לעמוד בו או מגבלות תקציב, תמיד חשוב לשאול ״האם הרעיון הזה תורם למטרה שהוגדרה?״ ״האם נוכל לשמור את זה במגירה לאחרי שנעלה עם המוצר?״

הכי חשוב – לבחון עלות לעומת תועלת – אם רעיון, מגניב ככל שיהיה, יעלה הרבה שעות עיצוב ופיתוח, אבל לא יעזור בהעלאת המספרים שרצינו שיעלו – לעבוד עליו זה בזבוז של כסף.עוד על הגדרת מטרות בדרך הנכונה לפרויקט עיצוב אפשר לקרוא במאמר הבא מאת Andre Toxboe.

מה קורה אם

במסמך בריף אמורה להיות מוגדרת התנהגות רצויה. זה בהנחה שקיבלתם בריף מפורט מספיק כדי לרדת לרזולוציה הזאת. לפעמים אפילו את זה קשה למצוא, ואז זה באחריותו של המעצב להגדיר התנהגויות. לדוגמה: משתמש צריך להכניס שם משתמש וססמה כדי להירשם לשירות.

פה אתם נכנסים – חשוב שתשאלו ותאתגרו את העמיתים שלכם בשאלות שיסייעו למוצר להתגבש בצורה מדויקת יותר.

שאלות למשל כמו: מה קורה אם שם המשתמש כבר קיים במערכת/ מה קורה אם המשתמש כבר נרשם בעבר/ מה קורה אם הוא כותב באותיות סיניות במקום באנגלית?

יש הרבה מתודולוגיות למציאת נתיבי שימוש אפשריים כדי לנסות לחזות את כל האפשרויות בממשק, אבל לא תמיד יש מאפיין חווית משתמש זמין לתת לכם detailed design ולכן האחריות מוטלת עליכם. נסו לדמיין איך יראו המסכים הבאים ולשאול את עצמכם – מה יקרה אם…?

את מי שואלים ואיך?

אחרי שיש לנו ביד איזושהי ״רשימת מכולת״ שאיתה אפשר להתחיל לעבוד, כדאי לעבור עליה יחד עם מי שקשור לפרויקט. זה יכול להיות מעצבים אחרים, מאפייני חווית משתמש, מנהלי מוצר, מפתחים, אנשי השיווק או מנהלים.

אם קיבלתם בריף, קודם כל תעברו עליו ותוודאו שאתם מבינים הכל. אם יש לכם שאלות תרשמו אותן בצד.

במידה ואתם פרילנסרים והעבודה מתבצעת מול אדם אחד או שניים, אפשר בהחלט לרכז את השאלות למסמך מסודר ולכתב את האנשים הרלוונטיים. זה גם עוזר שיש את התשובות כתובות כדי שתוכלו לחזור אליהן ברגעי ספק.

אני ממליצה להשתמש בגוגל דוקס ולא במייל, כי במייל השרשורים לא תמיד אופטימליים וקל לאבד את מי כתב מה ומתי.

בגוגל דוקס לעומת זאת, קל יותר ליצור מסמך אחד שבו כולם רואים מה השאר כותבים.

אם מדובר בצוות שמורכב מיותר מ-2-3 אנשים הייתי ממליצה לעשות פגישת התנעה ראשונית (נקרא גם kick off), או פגישת דיזיין בה תבחנו את השאלות שעולות לכם ותוכלו אפילו להציג איזשהו כיוון ראשוני שחשבתם עליו.

איזה שאלות לשאול?

אל תפחדו לשאול כל שאלה שנראית לכם רלוונטית. אין שאלות טיפשיות, יש אנשים פחדנים. מעצב שלא בטוח מה הוא עושה – לא יעשה עבודה טובה.

אני ממליצה בחום לשלב גם אנשי פיתוח מוקדם ככל הניתן, עוד לפני שמכינים סקיצה ראשונית של עיצוב. הרבה פעמים דברים שחשבנו שיראו מדהים, התבררו כיקרים מבחינת פיתוח, או אפילו לא ניתנים לביצוע בגלל שיטת הפיתוח.

אם עולים על הדברים האלה אחרי שהעיצוב כבר מוכן, זה יכול להיות נורא מתסכל. שלא לדבר על זה שנשרף זמן מיותר בשינוי העיצוב.

חשוב שתוודאו שהרעיונות שלכם או המחשבות שלכם לגבי הפרויקט לא רק תואמים את המטרה שהלקוח מכוון אליה – אלא גם ישימים וריאלים.

עוד המלצה חמה – אל תצפו מאנשים לדמיין. אנחנו חוטאים בזה הרבה. כשאני אומרת ״אנחנו״ אני מתכוונת למעצבים בעיקר.

אנחנו אנשים מאד ויזואליים ולנו קל לדמיין את המעבר החלק שאנחנו רוצים שיקרה בהקלקה על כפתור. המפתח מדמיין משהו אחר לגמרי, מנהל השיווק רואה בעיני רוחו משהו שונה לחלוטין.

אם יש לכם רעיונות שאתם תוהים אם אפשר ליישם, תביאו דוגמה חיה למה שאתם מנסים להגיע אליו, תראו רפרנס או סקיצה. כך יהיה לכם גם יותר קל להסביר לאנשים מה החזון שלכם וגם לרתום אותם יותר בקלות.

באתר Coddrops תוכלו למצוא המון רעיונות ויישומים לאלמנטים שונים ואם הפרויקט הוא אפליקציה כאן תוכלו למצוא כל מיני דוגמאות לאנימציות.

תוך כדי תנועה

שימוש בפלטפורמות ייעודיות לשיתוף פרויקטים עוזר להשיג הרבה התקדמות במעט זמן, חוסך התעסקות מיותרת בהעברת קבצים בפורמטים שונים במייל ומאפשר פידבק מיידי.

אחרי שהסקיצות הראשוניות (rough sketches) אושרו על ידי הלקוח, אפשר להתקדם לעיצוב קצת יותר מפורט, עם סקלת צבעים יותר מדויקת ואפילו הדגמת מעברים.

פלטפורמות כמו Invision ו-Zeplin מכילות בתוכן את היכולת להעלות קבצים ישירות מהפוטושופ או סקץ׳, שיתוף עם אנשים אחרים והוספת הערות על גבי העיצוב עצמו.

למה זה כל כך חשוב?

בעיקר כדי לוודא שכולם מדברים על אותו דבר. מה שאני אקרא לו CTA, מישהו אחר יקרא לו כפתור, לינק או עיגול. הפלטפורמות האלה ואחרות מאפשרות למי שמעביר את הפידבק ללחוץ על האלמנט שעליו הוא רוצה להעיר, ובדיוק מעליו להוסיף הערה.

זה חוסך כל כך הרבה זמן, בעיקר בממשקים מורכבים יותר שבהם יש ריבוי כפתורים ואלמנטים.

תעודדו אנשים להעיר, זה חשוב גם כדי לרתום אותם לתהליך העבודה וגם כדי שכולם יהיו על אותו הגל. אם יש הערות או פידבקים שאתם לא מסכימים איתם – תמיד תוכלו לנמק למה לדעתכם זו הדרך הנכונה. כך תמצבו עצמכם כאנשי מקצוע ותוכלו גם לשתף אחרים בידע המקצועי שלכם. Win-Win!

למה בעצם אנחנו לא שואלים? ( או: איך להתמודד עם התנגדויות?)

כשעבדתי ב-Infolinks, עזרתי למנהל השיווק בעיצוב כמה פרויקטים. באחד מהם ניהלנו פגישה במשרד בו עבדתי, וכששאלתי אותו כל מיני שאלות לגבי הפרויקט, קטעה אותי מנהלת הפרויקטים (שבזמנו גם הייתה המנהלת הישירה שלי) ושאלה למה בעצם אני ״חוקרת״ אותו.

כמה פרויקטים ושבועות אחר כך, שיתפה אותי אותה מנהלת שעכשיו היא מבינה למה בעצם אני שואלת את כל השאלות האלה. מסתבר שכשעבדה עם מעצבים בעבר, כמות הסקיצות שהמעצבים היו צריכים להגיש עד שהגיעו קרוב למקום שאליו היא כיוונה הייתה מאד מתסכלת, וכך גם התהליך מולם.

בעבודה איתי, התהליך עד לסקיצה הראשונה היה קצת ארוך יותר (כי שאלתי מלא שאלות) אבל אחרי סקיצה-שתיים סיימנו את התהליך. הצלחנו לקלוע בול למטרה.

בתעשיית ההייטק שבה הזמן הוא כסף, אנשים לא תמיד מודעים לזה ולכן מעצבים לעתים נתקלים בהתנגדויות.

לפעמים בעבודה על פרויקט הייתי שומעת אמירות כמו ״אין לנו זמן לזה״, ״את תתעסקי בעיצוב, המפתח כבר יתעסק בפיתוח״.

לא רק שזה לא נכון, זה גם מגדיל את הפער שיש בין העיצוב הראשוני למוצר הסופי.

בשנה האחרונה יצא לי לראיין הרבה מעצבים ומאפייני חווית משתמש. מסתבר שההרגשה הזו שלפעמים נמצאים ב״מלחמה״ ושנתקלים בקירות היא די נפוצה. אז נכון שאומרים ש״צרת רבים היא נחמת טפשים״, אבל יש בידיעה שעוד מעצבים מרגישים כך לפעמים, משהו קצת מעודד ומעורר מחשבה.

עם הזמן הבנתי שההתנגדות לא מגיעה בהכרח מאדם ספציפי או מבעל תפקיד מסוים. השוק שלנו פשוט צעיר, והתפקיד שלנו הוא די אמורפי להרבה אנשים.

האחריות שלנו המעצבים והמאפיינים, היא לשתף אנשים בידע המקצועי שלנו ולרתום אותם לעבודה משותפת. ברגע שמבינים שהחומה היא בעצם לא חומה, אלא גבעה שצריך לטפס עליה, יותר קל להתמודד עם האתגר.

כשעובדים יד ביד עם האנשים שקשורים לפרויקט, ומקבלים החלטות ביחד ומאתגרים את הקולגות שלנו בשאלות שחשוב להעלות, זה יוצר תהליך עבודה שיתופי יותר ומוצר מגובש יותר. אלה בתורם חוסכים ללקוח (ולנו) הרבה כסף ועוגמת נפש.

אז כשאתם מרגישים שיש לכם פער בהגדרות, ויש לכם שאלות, הנה כמה נקודות ששווה לציין אם תתקלו בהתנגדויות:

* אם אבין לעומק מה שאנחנו יוצרים, הסיכויים שזה ייקח לי פחות זמן עבודה יעלו. * אם אבין לעומק מה שאנחנו יוצרים, הסיכויים שזמן הפיתוח יהיה קצר יותר יעלו. * השאלות שאני שואל/ת עכשיו יחסכו לנו עצירות ועיכובים במהלך הפרויקט.